雇入健診と定期健康診断の予約案内を自動化したはなし
日本に住んでいると子どもの頃から毎年学校で健康診断を受けていて会社で健康診断を受けることにさして違和感ないのかもしれないですが、外国の方からすると「会社が健康診断を受けさせてくれるなんて、なんて手厚いのだ！」という感覚らしいです。(これ、外国籍社員の方とトラブルになりがちポイント。詳しくはまた別の機会に…)
がしかし、別に会社は100%の親切心で健康診断を受けさせているわけではなく、会社は従業員の健康状態を把握し、管理する義務があるため従業員に健康診断を受けさせる法的義務があります。新しく採用した人の健康状態も管理する必要があるので、雇い入れのタイミングで直近3ヶ月の健康診断結果を提出してもらうか健康診断を受けてもらう必要があります。
会社によっては「各自で予約させて経費精算」運用をされているところもあるかと思いますが、今までいた会社は2社とも労務または総務担当者が予約を取って各社員に案内をしていました。
😈まずはこの健康診断予約がめんどくさい
- 対象者を抽出するのが大変
- 住所や年齢、健康保険被保険者番号など必要な情報をクリニックの指定するフォーマットに流し込むのが大変
- 氏名と指定日時を一覧にしてSlackで案内していたものの、見逃す人多発
- 自分の名前が探しだせない人がいる(大概誰かがフィルタをかけてて行が隠れているパターン)
- 日時変更は自分でクリニックに問い合わせてくださいとSlackには書いてあるものの、日程変更に関する問い合わせが多発する
- 数ヶ月先もの予定を忘れてすっぽかしてしまう人多発
めんどくさいを解消するのにこんなことをしてみました。
👼雇入健診を予約しなければならない人のリストを人事データから抽出する
👼クリニックへの予約メールのドラフトを作成する
👼予約日時を社員のGoogleカレンダーに予定を入れる
(個人情報の含まれる健診コース等の詳細情報はメールで送信する)
出来上がり
| カレンダー | メール | |
| 日本語 |  |
|
| 英語 |  |
 |
実際に書いたScript
以下に関しては各会社運用ルールが違いすぎそうなので省略…- 👼雇入健診を予約しなければならない人のリストを人事データから抽出する
- 👼クリニックへの予約メールのドラフトを作成する
👼予約日時を社員のGoogleカレンダーに予定を入れる (個人情報の含まれる健診コース等の詳細情報はメールで送信する)ためにまずはこんなシートを準備します。
- リスト
- 健診コースや予約日時
- ビジネスネーム
- 言語(英語フラグ)
- 所要時間
- 各健診にかかる時間
- * 開始時間から終了時間を計算するためなので終了時間のデータがすでにあるようであれば不要
- * I3の関数
=ArrayFormula(IFERROR(I3:I+TIME(0,VLOOKUP(F3:F,'所要時間'!A:B,2,0)+IFERROR(VLOOKUP(G3:G,'所要時間'!A:B,2,0),0),0)))
- 各健診にかかる時間
- 文章
- カレンダー案内文テンプレ
- 案内メールテンプレ
カレンダーをいれるGAS (カレンダー入れた後にsendMail()でメールを送る)
- カレンダーは健康診断用に新しく作成するのがおすすめ(メインカレンダーに入れるとみんなの健康診断予定で自分のカレンダーが埋もれる🤯)
- カレンダーIDは「入れたいカレンダーの右の3点 〉設定と共有 〉カレンダーの統合 〉カレンダーID」で探せます
- グループ カレンダーの作成と共有 〉新規ユーザーにカレンダーについて知らせる
健康診断コース等の詳細情報をメールで送るGAS
そんなに頻繁に使うものじゃないしとめんどくさがってますが、いい加減カスタムメニューを付けるのと他にも改善したいところが何個か…
去年の自分よりGAS書けるようになってるなぁとしみじみしました👵見返すって大事。
今年はコロナの影響でいつから健康診断ができるのか先行き不透明ですがきっと何かしらに応用できる、はず。
